Privatlivspolitik for Taastrup Gymnastik Forening, TGF

Opdateret 25. maj 2019

 

Taastrup Gymnastik Forening, TGFs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Taastrup Gymnastik Forening, TGF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktpersoner: Bestyrelsen, tegnet af Formand Søren Forsmann

Adresse: Valby Søndergade 23, 2630 Taastrup

CVR: 18919893

Telefonnr.: 26787331

Mail: info@tgf.dk – eller formand@tgf.dk

Website: https://tgf.klub-modul.dk

Facebook: https://www.facebook.com/TaastrupGymnastikForening

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1)   Medlemsoplysninger:

-      Almindelige personoplysninger:

o   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, hjemkommune. Betalingskort oplysninger opbevares krypteret (og utilgængeligt for foreningen) hos underleverandør til brug ved automatisk ratebetaling. [AR1] Navn og kontakt information på forælder og/eller pårørende.

o   Samtykker

o   Dragtstørrelse[FL2]

o   Tidligere deltagelse i TGF aktiviteter samt konkurrencer.

-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o   Betaling via Broen registreres i bogførings øjemed.

o   Oplysninger om aktuelle skader og anden helbredsinfo der er relevant for deltagelse i hård træning og afgivet af dig personligt.

 

 

2)   Oplysninger om ledere  og trænere:

-      Almindelige personoplysninger:

o   Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

o   Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

o   Foto

o   Tøjstørrelse i forbindelse med bestilling af uniform

-      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o   CPR-nummer

o   Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

o   Kurser/Gymnastik uddannelse/personlige udviklingsplaner

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig eller din forælder/værge. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

·         Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn 

·         Idrættens hovedorganisationer (DGI, GymDanmark, DIF), f.eks. oplysninger om konkurrence deltagelse, karantæner og kursus- og stævnedeltagelse

·         3. person der observerer gymnasten under træning, eksempelvis – men ikke begrænset til - fysioterapeut, diætist, mental coach, ekstern instruktør.

 

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

·         Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

·         At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig som træner/leder/hjælper.

·         Behandling efter lovkrav

·         Behandling med samtykke

 

Formålene:

1)   Formål med behandling af medlemsoplysninger:

·         Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

·         Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse, individuel tilpasning og opfølgning.

·         Varetagelse af din og vores sikkerhed i idrætsaktiviteten

·         Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

·         Levering af varer og ydelser du har bestilt (tøj eksempelvis)

·         Administration af din relation til os

 

 

2)   Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

·         Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

·         Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

·         Opfyldelse af lovkrav

·         Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

·         Administration af din relation til os

 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

·         Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, udfærdigelse af personlige træningsforløb, interne resultatlister m.v .

·         Behovet for kommunikation med holdet og/eller forældre

·         Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

·         Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

·         Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

·         Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

·         Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet , herunder indkøb af konkurrence licens samt tilmelding til konkurrencer.

·         Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

·         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

·         Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

·         Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke .

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Der sker videregivelse af visse dele af dine almindelige personlige oplysninger til Høje Taastrup Kommune i forbindelse med ansøgning af tilskud eksempelvis samt opfyldelse af folkeoplysningsloven.

Der kan ske en udveksling af dine personlige oplysning mellem administrations systemet og trænere på dit hold i det omfang det er nødvendigt af hensyn til gennemførsel af idræts aktiviteten.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·         Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·         Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

·         Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•       Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•       Retten til indsigt i egne personoplysninger

•       Retten til berigtigelse

•       Retten til sletning

•       Retten til begrænsning af behandling

•       Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•       Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. I visse tilfælde kan du selv gennemføre rettelse og sletning.

 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 
Hjemmeside
Vores hjemmeside er bundet sammen med vores administrationssystem. Vores udbyder har udarbejdet en meget udførlig privatlivspolitik for anvendelse af Taastrup Gymnastik forenings hjemmeside og de ydelser der tilbydes derigennem.
Den udpenslede privatlivspolitik kan læses HER:  https://tgf.klub-modul.dk/cms/gdpr.aspx
 

Databehandler

Taastrup Gymnastik Forening benytter sig af en række samarbejdspartnere som foretager databehandling på vores vegne. Det kan dreje sig om registrering og opbevaring af data. Overførsel af løn og betaling af skat samt levere kommunikations tjenester.
Taastrup Gymnastik Forening har tegnet eller accepteret databehandler aftaler med følgende:

 

Klubmodul A/S til drift af hjemmeside på www.tgf.dk, dataopbevaring og administrations system, herunder TGF’s relation til relevante betalingstjeneste udbydere.

Se separat cookie og privatlivs politik for anvendelse af hjemmesiden tgf.klub-modul.dk i dette link: https://tgf.klub-modul.dk/cms/gdpr.aspx

 

Charlotte Kjær, CVR. nr 3353 2652, Drejervænget 8, 5610 Assens

Levere bogholder og administrations ydelser herunder løn- og godtgørelses behandling.

 

Danske Lønsystemer A/S, CVR nr.: 15611472, Gydevang 46, 3450 Allerød

Levere IT-system til varetagelse af løn, feriepenge,skat.

 

One.com A/S, CVR: 28677138, Kalvebod Brygge 24, DK-1560 København V som er den danske repræsentant for One.com (B-one FZ-LLC) der er registreret med følgende momsregistreringsnumre: EU momsregistreringsnummer EU208000020 og DIC License nummer 19958.

Leverer Mailsystem på @tgf.dk og datahosting på subdomæner under tgf.dk

 

Holdsport.dk Aps, CVR-nr. 33 76 55 09, Graven 3 B, 8000 Aarhus C

Leverer platform som de fleste TeamGym hold benytter til kommunikation med forældre samt registrering af navn, alder og forælder kontakt oplysninger for gymnaster på hold der er et samarbejde mellem TGF og andre foreninger og hvor vi derfor ikke har relevant persondata på alle i de øvrige løsninger.